» Support » Anwenderdokumentation » 4.4 Bestandsverwaltung

4.4 Bestandsverwaltung

Mit Hilfe der Bestandsverwaltung kann eine Inventur durchgeführt, Bestände zuordnet und Warenbestände geprüft werden. Dabei ist es wichtig, dass Du über die Artikelliste (Menü → Stammdaten → Artikel → Artikelliste) im Bearbeitungsmenü die Bestandsverwaltung unter dem Untermenü Bestand aktivierst. Nur so können die Artikel mit Hilfe der Bestandsverwaltung konfiguriert werden. 

4.4.1 Inventur anlegen

Über die Management-Konsole

1. Öffne StammdatenBestandsverwaltungInventur.

HINWEIS: Eine Suche für bereits bestehende Inventuren wird sichtbar.

2. Wähle für eine neue Inventur Deine Filiale aus und klicke auf hinzufügen.

3. Klicke anschließend auf speichern und Deine noch leere Inventur wird angezeigt.

WICHTIG: Die Inventurnummer wird automatisch vergeben und hat folgenden Aufbau:

I = Inventur

XXXX = Filialnummer

YYYYMMDD = Datum im Format YYYY MM DD

XXXXXX = Fortlaufender Zähler, der mit jeder Inventur um einen hochgezählt wird

In der Übersicht steht nun die Inventur mit dem Status status:open.

4. Wechsel zu Deiner Kassen-App und navigiere im Menü zu BestandsverwaltungBestand zählen.

HINWEIS: Du kannst diese Schritte aber auch unter Artikelzählung hinzufügen durchführen. Diesen Button findest Du, wenn Du in der Management-Konsole auf Deine Inventur klickst und dort im Menü, das sich dann ausklappt, auf Zählungen gehst.

5. Wähle in dem Fenster Deine Inventurnummer, die Du über die Management Konsole angelegt hast.

6. Beginne mit der Inventur, indem Du Deine Artikel entweder per Artikelnummer oder per Artikelnamen suchst.

HINWEIS: Wenn Du Deinen Artikel gefunden hast, füge noch die gezählte Menge hinzu.

7. Sobald alle Artikel gezählt sind, klicke auf Artikelliste und prüfe die Übersicht der gezählten Artikel.

8. Nach der Prüfung wählst Du Speichern aus. Möchtest Du noch weitere Artikel zählen, wählst Du Weitere Hinzufügen aus und kannst wieder nach Artikel suchen.

9. Wenn Du in der Kasse auf Speichern geklickt hast, musst Du zurück in Deine Management Konsole und in der Inventur Liste auf Aktualisieren klicken.

10. Jetzt kannst Du Deine vorhin erstellte Inventur anklicken und Du siehst auf der rechten Seite eine Übersicht der gezählten Artikel. In dieser Übersicht siehst Du einen Zielbestand, Deinen gezählten Bestand und die daraus entstehende Differenz.

11. Gehst Du jetzt auf das Feld Zählung, findest Du Details darüber, wer in dieser Inventur mitgezählt hat.

12. Um zu kontrollieren, was von bestimmten Benutzern gezählt wurde, wählst Du in der Liste der Zählungen den Namen aus und siehst in einem neuen Fenster, welche Artikel und welche Anzahl protokolliert wurde.

13. Dieses Fenster kannst Du mit OK schließen oder aber die Zählung mit einem Klick auf Abbrechen ungültig machen.

14. Über den Knopf Artikelzählung hinzufügen hast Du auch jetzt noch die Möglichkeit, neue Artikel in die Inventur aufzunehmen.

15. Möchtest Du die Inventur abschließen und die Bestände in Deinem System übernehmen bzw. aktualisieren, musst Du nur auf mehr und dort auf Abschließen klicken.

Jetzt sind Deine Bestände in den Artikellisten aktualisiert und die Werte aus Deiner Inventur übernommen. Der Status von Deiner Inventur ist nun auf Finished.

Über die App

Du hast auch die Möglichkeit, eine Inventur über die Kassenoberfläche zu starten.

1. Gehe in der Kasse im Menü auf BestandsverwaltungBestand Zählen und wähle im neuen Fenster Neuer Bestand.

2. Suche Deine Artikel mit der Artikelnummer oder dem Artikelnamen.

3. Sobald Du diese Bestandsverwaltung speicherst, findest Du in Deiner Management Konsole einen neuen Eintrag im Inventur Menü. Die Inventurnummer ist dieses Mal jedoch etwas anders aufgebaut und besteht aus folgenden Feldern:

I = Inventur

XXXX = Filialnummer

YYYYMMDD = Datum im Format YYYY MM DD

XXXX = Kassen- /Gerätenummer

XXX = Fortlaufender Zähler, der mit jeder Inventur um eine Nummer hochgezählt wird

4. Hast Du eine große Ladenfläche und die Inventur soll an zwei Kassen parallel stattfinden, kannst Du dies ohne Probleme machen und die beiden Zählungen in der Management Konsole zusammenführen. Dazu führst Du an den gewünschten Kassen eine Bestandszählung durch und Speicherst diese.

5. Jetzt gehst Du in Deine Management Konsole und wählst Deine 2 bis N Inventuren der Kassen aus. Klick weiter oben auf das Menü Mehr und wähle Zusammenführen aus.

6. Nach der Auswahl des Grundes, markiert das System Deine ausgewählten Inventuren mit dem Status Merged und erzeugt einen neuen Eintrag in der Liste. Dieser neue Eintrag beinhaltet nun sämtliche Zählungen aus Deinen ausgewählten Inventuren.

7. Wie auch bei anderen Inventuren, hast Du jetzt die Möglichkeit, die Zählung zu bearbeiten, einzelne Zählungen als ungültig zu markieren, oder aber die Inventur abzuschließen.

4.4.2 Inventur bearbeiten

Wenn eine Inventur bereits abgespeichert ist, kannst Du diese auch nachträglich noch bearbeiten. Somit kannst Du hier Daten ergänzen oder korrigieren, falls sich eine Änderung ergeben hat. Wichtig ist, dass Du anschließend erneut speicherst, damit keine Informationen verloren gehen. 

  1. Wähle die gewünschte Inventurnummer aus der Liste aus.

  2. Klicke auf Bearbeiten.

  3. Öffne das Untermenü Artikel.

  4. Öffne das Untermenü Zählungen.

  5. Klicke auf Speichern.

4.4.3 Inventur löschen

Wenn Du die Inventurdaten nicht mehr benötigst, kannst Du diese ebenfalls jederzeit löschen. Somit bleibt Dein System auf dem neusten Stand, da nicht mehr benötigte Daten gelöscht sind. Solltest Du Inventurdaten löschen, werden sie als storniert angezeigt. Somit zählt das System diese Informationen nicht mehr mit, aber es ist noch sichtbar, dass eine Inventur in einem bestimmten Zeitraum gemacht wurde.

  1. Wähle die gewünschte Inventur aus.

  2. Klicke auf Mehr und Entfernen.

  3. Wähle einen Grund für den Löschvorgang aus.

  4. Klicke auf OK.

4.4.4 Bestandsbewegung hinzufügen

Bei retail7 kannst Du Deine Bestandsbewegung digital hinterlegen. Somit kannst Du jederzeit nachvollziehen, wann welche Bewegung und mit welchen Artikeln durchgeführt wurde. Es besteht die Möglichkeit die Bewegung für jede Filiale einzeln auszuführen. 

  1. Öffne das Menü → Stammdaten → Bestandsverwaltung → Bestandsbewegung.

  2. Wähle Deine Filiale aus.

  3. Definiere den Zeitraum für die Bestandsbewegung. 

  4. Klicke auf Hinzufügen.

  5. Wähle einen Typ aus.

6. Gib einen Grund für Deine Warenbewegung an.

7. Wähle die Artikelnummer aus.

Die Informationen zu Artikel, Einheit und Anzahl wird automatisch eingefüllt. Artikel können im Menü → Stammdaten → Artikel → Artikelliste konfiguriert werden. Die Anleitung dazu findest Du im Abschnitt Artikel.

Wichtig ist, dass die Artikelnummer nur einmalig vom System vergeben wird, d.h. das nicht zwei Artikel dieselbe Nummer erhalten. Daher sind sie eindeutig im System zugeordnet. 

8. Wähle Hinzufügen, um weitere Artikelnummern für die Warenbewegung auszuwählen.

4.4.5 Bestandsbewegung bearbeiten und löschen

Nachdem Du eine Bestandsbewegung abgeschlossen hast, kannst Du diese jederzeit löschen und konfigurieren. Somit bleibt Dein System immer aktuell, da Du unnötige Daten löschst. Wenn Du Änderungen vornimmst, ist es wichtig anschließend zu Speichern, da die Informationen sonst verloren gehen. 

  1. Wähle die Bestandsbewegung aus der Liste aus.

  2. Klicke auf Bearbeiten.

Im Bearbeitungsfenster siehst Du alle relevanten Informationen, kannst diese allerdings nicht verändern.

3. Klicke auf Speichern.

  1. Wähle die Bestandsbewegung aus der Liste aus.

  2. Klicke auf Mehr.

  3. Wähle Löschen.

  4. Definiere den Grund der Löschung, wie beispielsweise Benutzerfehler aus.

  5. Bestätige das Dialogfenster mit Ja.

Wähle Nein, um den Löschvorgang abzubrechen.

4.4.6 Betsandsverwaltung

1. Gehe in Deine Management Konsole und öffne unter Stammdaten die Artikelliste.

2. Lege einen Artikel an oder wähle einen bereits erstellten Artikel aus.

3. Öffne den Reiter Bestand.

4. Aktiviere dort für jeden Artikel die Bestandsverwaltung und gebe an, ob Verkäufe, Rückgaben und Reservierungen erlaubt sind.

5. Gib den Schwellwert an, ab dem das System Dir Bescheid geben soll, wenn der Bestand zu niedrig ist.

HINWEIS: Das Einheitsfeld sollte automatisch durch Deine Angabe bei den Stammdaten des Artikels ausgefüllt werden.

6. Öffne danach unter StammdatenBestandsverwaltungBestandsbewegung.

7. Wähle dort Deine Filiale und den Zeitraum aus.

8. Gehe dann auf hinzufügen.

9. Wähle die Manuelle Bestandseingabe.

10. Wähle als Grund den Anfangsbestand aus.

11. Wähle dann die Artikelnummer und der Artikel wird mit Einheit automatisch ergänzt.

12. Danach musst Du nur noch die Anzahl eingeben.

HINWEIS: Du kannst die Bestandsbewegung jederzeit bearbeiten, indem Du ein Häkchen in das vordere Feld setzt und dann auf bearbeiten klickst. Sollte der Bestand auf den gewählten Schwellwert fallen, erhältst Du eine Erinnerung vom System.

Allerdings solltest Du trotzdem täglich die Berichte zu Artikeln mit niedrigem Bestand einsehen, um eine optimale Übersicht zu behalten. Eine komplette Übersicht siehst Du natürlich auch beim Warenbestand.

4.4.7 Aktueller Warenbestand 

Der Warenbestand ist für jeden Deiner Filialen einzeln abrufbar. Wenn Du aktiviert hast, dass das System den Warenbestand zählt verändert sich die Zahl regelmäßig. Somit siehst Du den Warenbestand zum Zeitpunkt des Abrufs, weshalb dieser sich z.B. am nächsten Tag geändert hat.

1 Bestandsverwaltung Download 

  1. Klicke auf Download.

  2. Wähle Dein gewünschtes Dateiformat aus.

  3. Öffne dein E-Mail Postfach und lade Dir die Datei herunter.

2 Liste aktualisieren

  1. Klicke auf Aktualisieren.

  2. Warte bis das Laden der Liste abgeschlossen ist.

3 Anzahl der Listenelemente  

4 Listenelemente suchen

  1. Gib den gewünschten Suchbegriff in die Suche ein. 

  2. Klicke auf die Lupe. 

  3. Warte auf das Ergebnis und wähle Deinen gewünschten Artikel aus. 

Unter 3 siehst Du jetzt, wie viele Elemente von der Gesamtanzahl gefunden wurden. 

5 Informationen über Promotionen  

4.4.7.1 Aktuellen Warenbestand prüfen

Mit dieser Funktion erhälst Du Informationen über Deinen aktuellen Warenbestand. Anschließend kannst Du entscheiden, ob Du beispielsweise Artikel nachbestellen möchtest. Möglicherweise ist eine Artikelmenge höher als erwartet und Du startest auf Basis dessen eine Promotion.

  1. Öffne das Menü → Stammdaten → Bestandsverwaltung → Warenbestand.

  2. Wähle Deine Filiale aus.