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4.2.1 Kontaktliste

Mit dieser Funktion kannst Du eine Kontaktliste Deiner Kunden anlegen und diese im System pflegen. Dabei ist es möglich verschiedene Adresstypen zu nutzen, wie beispielsweise Hauptsitz oder Rechnungsadresse. Somit hast Du alle Deine relevanten Kontakte übersichtlich auf einem Blick.

1 Kontaktliste aktualisieren

  1. Klicke auf Aktualisieren.

  2. Warte bis das Laden der Liste abgeschlossen ist.

2 Listenelemente

3 Suchfeld

  1. Gib den gewünschten Suchbegriff in die Suche ein. 

  2. Klicke auf die Lupe. 

  3. Warte auf das Ergebnis und wähle Deinen gewünschten Artikel aus. 

Unter 2 siehst Du jetzt, wie viele Elemente von der Gesamtanzahl gefunden wurden. 

4 Informationen über Kontaktliste

4.2.1.1 Kontakte hinzufügen

Mit dieser Funktion können weitere Kontakte in Deinem System hinterlegt werden. Somit hast Du Dein eigenes Adressbuch in Deinem retail7 Kassensystem angelegt. Zusätzlich hast Du eine ideale Übersicht über alle Kontakte und kannst mit Hilfe der Suchfunktion z.B. anhand des Namens einen bestimmten Kontakt herausfiltern. 

  1. Öffne das Menü → Stammdaten → Kontakte → Kontaktliste

  2. Klicke auf Hinzufügen

3. Wähle das Untermenü Stammdaten aus.

4. Klappe das Menü Standardwerte auf. 

HINWEIS: Die Kontaktnummer wird automatisch vom System generiert und ist nicht veränderbar. Mit dieser Nummer ist der Kontakt eindeutig im System hinterlegt, denn kein anderer Kontakt erhält diese Nummer. Zusätzlich kann anhand der Nummer mit Hilfe der Suchfunktion der Kontakt aus der Übersicht herausgefiltert werden.

Die Kontaktnummer wird automatisch vom System generiert und ist nicht veränderbar. Mit dieser Nummer ist der Kontakt eindeutig im System hinterlegt, denn kein anderer Kontakt erhält diese Nummer. Zusätzlich kann anhand der Nummer mit Hilfe der Suchfunktion der Kontakt aus der Übersicht herausgefiltert werden.

5. Gib den gewünschten Namen für Deinen Kontakt ein.

HINWEIS: Mit Hilfe des Namens kann der Kontakt über die Suchfunktion herausgefiltert werden. Daher ist es ratsam einen Namen nur einmalig zu vergeben, um Verwechslungen zu vermeiden.

6. Wähle im Menü Adressen den benötigten Typ aus. 

HINWEIS: Die Typen Standardadresse, Lieferadresse und Rechnungsadresse können nur einmal pro Kontakt angelegt werden. Alle weiteren Adressfelder werden als Andere definiert. Daher ist es möglich für einen Kontakt mehrere Typen zu hinterlegen.

7. Füge die Adresse ein. 

Diese besteht in diesem Fall aus Straße und Hausnummer.

8. Lege optional einen Adresszusatz an.

Mit Hinzufügen können weitere Adresszusätze angelegt werden. 

9. Gib die Postleitzahl und Stadt an. 

10. Wähle das Land aus.

Optional kann hier das Bundesland angegeben werden. 

11. Lege eine Telefon- und Faxnummer an.

Unter Hinzufügen können jeweils weitere Nummern definiert werden. 

12. Definiere eine E-Mail-Adresse.

13. Wähle den dazugehörigen Typ aus. 

HINWEIS: Es ist möglich mehrere E-Mail-Adressen anzulegen mit den Hauptsitz, Standard, Business, Newsletter. Die Typen können auch mehrfach verwendet werden.

14. Öffne das Untermenü Erweitert

15. Gib die Umsatzsteuer ID und die Steuernummer an.

Diese beiden Nummern werden von Deinem Kunden angegeben. 

16. Setze den Haken bei Mahnsperre, wenn keine Mahnung an den Kontakt versendet werden sollen.

17. Wähle das Untermenü Ansprechpartner.

  1. Gehe auf Hinzufügen und öffne den Untermenü Neu.

  2. Dort kannst Du die URL zum Unternehmen einfügen. Danach gibst Du den Namen, die Adresse und weitere Daten an, wie unter Stammdaten. Weiter unten kannst Du noch die Position der Person angeben und wählen ob sie der Hauptansprechpartner ist.

  3. Weitere Informationen, Hinweise und Warnungen, kannst Du unter dem Reiter Notizen hinzufügen.

Suche unter Subkontakten den gewünschten Kontakt aus der Liste aus. 

Alle angegebenen Daten werden in der Übersicht unter den Subkontakten angezeigt.

4.2.1.2 Kontakte bearbeiten

Nach dem erfolgreichen Speichern kann ein Kontakt jederzeit bearbeitet werden. Sind alle Änderungen vorgenommen, musst Du erneut Speichern, da die Informationen sonst verloren gehen.

  1. Wähle den gewünschten Kontakt aus der Liste aus. 

  2. Klicke auf Bearbeiten

  3. Nimm alle notwendigen Änderungen vor. 

  4. Klicke auf Speichern

4.2.1.3 Kontakte löschen

Nachdem ein Kontakt erfolgreich angelegt bzw. gespeichert wurde, kann er jederzeit wieder gelöscht werden. Somit bleibt Dein System immer auf dem neusten Stand, da nicht mehr benötigte Elemente entfernt sind.

  1. Wähle den gewünschten Kontakt aus der Liste aus. 

  2. Klicke auf Löschen

  3. Bestätige das Dialogfenster Ja

Klicke auf Nein, um den Löschvorgang abzubrechen.

4.2.1.4 Kontakte kopieren

Möchtest Du einen weiteren Kontakt hinzufügen, der einem anderen sehr ähnlich ist, kannst Du die Kopierfunktion nutzen. Damit musst Du nicht noch einmal den gesamten Kontakt neu anlegen, sondern kopierst einen anderen mit allen dazugehörigen Einstellungen. Anschließend nimmst Du die gewünschten Änderungen vor und speicherst erneut. Hierbei gilt zu beachten, dass sich die Namen der Kontakte nicht wiederholen, damit es an dieser Stelle zu keiner Verwechslung kommt. 

  1. Wähle den gewünschten Kontakt aus der Liste aus. 

  2. Klicke auf Mehr.

  3. Wähle Kopieren aus. 

  4. Warte den Speichervorgang ab.