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11.6.1 Grundlagen

Die grundlegende Aufgabe von Cash Management ist es, Dein Bargeld sicherzustellen. Dabei unterstützt Dich das retail7 Kassensystem mit verschiedenen Funktionalitäten. So kannst Du Ein- und Auszahlungsvorgänge tätigen sowie dazu gehörige Berichte erstellen, die jederzeit über Deine Management Konsole einsehbar sind. So registriert Dein retail7 System, welche Art der Ein- bzw. Auszahlung getätigt wurde. Daher ist eine klare Trennung von z.B. Anfangsbestand, Hinzufügen von Wechselgeld als auch Auszahlungen gewährleistet. Alle Vorgänge, die mit dem Cash Management in Verbindung stehen, sind nur unter der Angabe eines Grundes möglich. Dadurch ist eine lückenlose Nachverfolgung jederzeit möglich.

11.6.1.1 X-Report

Ein X-Report kann zu jedem Zeitpunkt durchgeführt werden. Hier sind alle transaktionsrelevanten Daten zusammengefasst. Diese kannst Du anschließend in der Management Konsole einsehen. Der X-Report schließt damit nicht den Tag ab, sondern fasst einen Zwischenstand zusammen. Daher ist es möglich, mehr als einen X-Report pro Tag zu erstellen. Wenn am Ende des Tages der Z-Report durchgeführt ist, entspricht die Summe auf dem Z-Report allen Daten, die zu vorher auf den X-Reporten zusammengefasst sind. Weitere Informationen erhälst Du im Abschnitt X-Report.

Auf dem nachfolgenden Bild siehst Du, welche Daten für den X-Report erfasst werden:

11.6.1.2 Z-Report

Der Z-Report ist der Abschluss eines Tages. Hier werden alle transaktionsrelevanten Daten des ganzen Tages zusammengefasst. Diese Übersicht kannst Du jederzeit in Deiner Management Konsole einsehen. Ein erneuter Z-Report ist erst erstellbar, wenn neue Transaktionsdaten in dem Kassensystem eingehen. Diese erfolgen regulär am nächsten Arbeitstag. Im Z-Report sind alle Daten aus den erstellten X-Report enthalten. Außerdem ist die Erstellung eines X-Report keine Verpflichtung, sondern dient als Zwischenbericht. Anhand dieses Berichtes kannst Du Dir während des laufenden Geschäftstages einen Überblick über Dein Bargeld Management machen. Weitere Informationen erhälst Du im Abschnitt Z-Report.

Auf den nachfolgenden Bilder siehst Du, welche Daten beim Z-Report erfasst werden: 

11.6.1.3 Filialabschluss

Mit dieser Funktion ist der Tag an der Kasse abgeschlossen. So beginnen die nächsten Transaktion erst am nächsten Arbeitstag. Anschließend wird ein Z-Report erstellt, der die Daten zusammenfasst, die zwischen dem jetzigen Zeitpunkt und dem letzten Z-Report erfasst wurden. Der letzte Bericht ist demnach am Tag davor vom System generiert. Somit sind alle Kassen Deiner Filiale abgeschlossen. Detaillierte Informationen erhälst Du dazu im Abschnitt Filialabschluss

In Deiner Management Konsole unter Menü → Berichte → Filialabschlüsse kannst Du Dir den Abschluss als PDF herunterladen und anschließend lokal speichern oder ausdrucken.

11.6.1.4 Einzahlung 

Mit dieser Funktion kannst Du unabhängig von beispielsweise dem Anfangsbestand eine Einzahlung in die Schublade tätigen. Dieser Vorgang kann nur unter der Angabe eines Grundes erfolgen. Somit kann keine unberechtigte Person Bargeld in die Schublade einzahlen. Dieser Betrag ist ebenfalls im X- bzw. Z-Report registriert. Weitere Informationen erhälst Du im Abschnitt Einzahlung.

11.6.1.5 Auszahlung 

Über diese Funktion kannst Du unter der Angabe eines Grundes Bargeld aus der Schublade auszahlen. Ohne einen Grund, kann an dieser Stelle kein Bargeld aus der Schublade entnommen werden. Diese Funktion sollte daher mit Bedacht ausgeführt werden, damit keine Unberechtigten Geld entwenden können. Dieser Betrag ist ebenfalls im X- bzw. Z-Report registriert. Weitere Informationen erhälst Du im Abschnitt Auszahlung.

11.6.1.6 Anfangsbestand 

Über diese Summe gibst Du an, wie viel Geld sich zu Beginn des Tages in Deiner Schublade befindet. Der Betrag wird als Anfangsbestand im System registriert und ist unabhängig von den anderen Beträgen, die Du ein- bzw. auszahlst. Diesen Wert musst Du erneut angeben, wenn eine andere Schublade an Deiner Kasse im Laufe des Tages angeschlossen wird. Dieser Betrag ist ebenfalls im X- bzw. Z-Report registriert. Weitere Informationen erhälst Du im Abschnitt Anfangsbestand.

11.6.1.7 Wechselgeld hinzufügen 

Mit dieser Funktion kannst Du Deine Schublade mit Wechselgeld auffüllen. Es kann der Fall sein, dass Dein Münzgeld alle ist, Du aber Wechselgeld an Deine Kunden geben musst. In diesem Fall registrierst Du den Betrag als Wechselgeld in Deinem System. Dieser Betrag ist ebenfalls im X- bzw. Z-Report registriert. Weitere Informationen erhälst Du im Abschnitt Wechselgeld hinzufügen.

11.6.1.8 Geld zählen 

Hier zählst Du manuell das Bargeld in Deiner Schublade und trägst den Wert in Deinem System ein. Das System überprüft anschließend, ob Dein manueller Wert und der digitale Wert, der anhand der registrierten Transaktionen ermittelt wird, übereinstimmen. Somit kannst Du Dir immer sicher sein, dass Du Dich nicht verzählt hast. Dieser Betrag ist ebenfalls im X- bzw. Z-Report registriert. Weitere Informationen erhälst Du im Abschnitt Geld zählen.

11.6.1.9 Abschöpfung

Bei der Abschöpfung wird ein Schwellenwert des Bargeldes überschritten. Daraufhin schöpft man Bargeld aus der Kasse ab, um den Wert auszugleichen. Die Summe des Geldes ist im System registriert, damit immer nachvollziehbar ist, wie viele Einnahmen erzielt sind. Dieser Betrag ist ebenfalls im X- bzw. Z-Report registriert. Weitere Informationen erhälst Du im Abschnitt Abschöpfung.