11.6.1 Grundlagen
Die grundlegende Aufgabe von Cash Management ist es, das Bargeld sicherzustellen. Dabei unterstützt das RETAIL7 Kassensystem mit verschiedenen Funktionalitäten. So können Ein- und Auszahlungsvorgänge getätigt sowie dazu gehörige Berichte erstellt werden, die jederzeit über die Management Konsole einsehbar sind. So registriert das retail7 System, welche Art der Ein- bzw. Auszahlung getätigt wurde. Daher ist eine klare Trennung von z.B. Anfangsbestand, Hinzufügen von Wechselgeld als auch Auszahlungen gewährleistet. Alle Vorgänge, die mit dem Cash Management in Verbindung stehen, sind nur unter der Angabe eines Grundes möglich. Dadurch ist eine lückenlose Nachverfolgung jederzeit möglich.
11.6.1.1 X-Report
Ein X-Report kann zu jedem Zeitpunkt durchgeführt werden. Hier sind alle transaktionsrelevanten Daten zusammengefasst. Diese können anschließend in der Management Konsole eingesehen werden. Der X-Report schließt damit nicht den Tag ab, sondern fasst einen Zwischenstand zusammen. Daher ist es möglich, mehr als einen X-Report pro Tag zu erstellen. Wenn am Ende des Tages der Z-Report durchgeführt ist, entspricht die Summe auf dem Z-Report allen Daten, die zu vorher auf den X-Reporten zusammengefasst sind. Weitere Informationen dazu im Abschnitt X-Report.
Auf dem nachfolgenden Bild ist zu sehen, welche Daten für den X-Report erfasst werden:
11.6.1.2 Z-Report
Der Z-Report ist der Abschluss eines Tages. Hier werden alle transaktionsrelevanten Daten des ganzen Tages zusammengefasst. Diese Übersicht kann jederzeit in der Management Konsole eingesehen werden. Ein erneuter Z-Report ist erst erstellbar, wenn neue Transaktionsdaten in dem Kassensystem eingehen. Diese erfolgen regulär am nächsten Arbeitstag. Im Z-Report sind alle Daten aus den erstellten X-Report enthalten. Außerdem ist die Erstellung eines X-Report keine Verpflichtung, sondern dient als Zwischenbericht. Anhand dieses Berichtes ist es möglich sich während des laufenden Geschäftstages einen Überblick über das Bargeld Management zu machen. Weitere Informationen dazu im Abschnitt Z-Report.
Auf den nachfolgenden Bilder ist zu sehen, welche Daten beim Z-Report erfasst werden:
11.6.1.3 Filialabschluss
Mit dieser Funktion ist der Tag an der Kasse abgeschlossen. So beginnen die nächsten Transaktion erst am nächsten Arbeitstag. Anschließend wird ein Z-Report erstellt, der die Daten zusammenfasst, die zwischen dem jetzigen Zeitpunkt und dem letzten Z-Report erfasst wurden. Der letzte Bericht ist demnach am Tag davor vom System generiert. Somit sind alle Kassen der Filiale abgeschlossen. Detaillierte Informationen dazu im Abschnitt Filialabschluss.
In der Management Konsole unter Menü → Berichte → Filialabschlüsse kann der Abschluss als PDF heruntergeladen und anschließend lokal gespeichert oder ausgedruckt werden.
11.6.1.4 Einzahlung
Mit dieser Funktion kann unabhängig, von beispielsweise dem Anfangsbestand, eine Einzahlung in die Schublade getätigt werden. Dieser Vorgang kann nur unter der Angabe eines Grundes erfolgen. Somit kann keine unberechtigte Person Bargeld in die Schublade einzahlen. Dieser Betrag ist ebenfalls im X- bzw. Z-Report registriert. Weitere Informationen dazu im Abschnitt Einzahlung.
11.6.1.5 Auszahlung
Über diese Funktion kann unter der Angabe eines Grundes Bargeld aus der Schublade ausgezahlt werden. Ohne einen Grund, kann an dieser Stelle kein Bargeld aus der Schublade entnommen werden. Diese Funktion sollte daher mit Bedacht ausgeführt werden, damit keine Unberechtigten Geld entwenden können. Dieser Betrag ist ebenfalls im X- bzw. Z-Report registriert. Weitere Informationen dazu im Abschnitt Auszahlung.
11.6.1.6 Anfangsbestand
Über diese Summe wird angegeben, wie viel Geld sich zu Beginn des Tages in der Schublade befindet. Der Betrag wird als Anfangsbestand im System registriert und ist unabhängig von den anderen Beträgen, die ein- bzw. ausgezahlt werden. Diesen Wert muss erneut angegeben werden, wenn eine andere Schublade an der Kasse im Laufe des Tages angeschlossen wird. Dieser Betrag ist ebenfalls im X- bzw. Z-Report registriert. Weitere Informationen dazu im Abschnitt Anfangsbestand.
11.6.1.7 Wechselgeld hinzufügen
Mit dieser Funktion kann die Schublade mit Wechselgeld aufgefüllt werden. Es kann der Fall sein, dass das Münzgeld alle ist, aber Wechselgeld an die Kunden gegeben werden muss. In diesem Fall den Betrag als Wechselgeld in dem System registrieren. Dieser Betrag ist ebenfalls im X- bzw. Z-Report registriert. Weitere Informationen dazu im Abschnitt Wechselgeld hinzufügen.
11.6.1.8 Geld zählen
Hier manuell das Bargeld in der Schublade zählen und den Wert in das System eintragen. Das System überprüft anschließend, ob der manuelle Wert und der digitale Wert, der anhand der registrierten Transaktionen ermittelt wird, übereinstimmen. Somit besteht immer die Sicherheit, dass der Nutzer sich nicht verzählt hat. Dieser Betrag ist ebenfalls im X- bzw. Z-Report registriert. Weitere Informationen dazu im Abschnitt Geld zählen.
11.6.1.9 Abschöpfung
Bei der Abschöpfung wird ein Schwellenwert des Bargeldes überschritten. Daraufhin schöpft man Bargeld aus der Kasse ab, um den Wert auszugleichen. Die Summe des Geldes ist im System registriert, damit immer nachvollziehbar ist, wie viele Einnahmen erzielt sind. Dieser Betrag ist ebenfalls im X- bzw. Z-Report registriert. Weitere Informationen dazu im Abschnitt Abschöpfung.