1. Allgemeine Bedienung
Der folgende Abschnitt dient zur Erklärung der verschiedenen Bereiche und Menüpunkte in Ihrer Management Konsole. Die Management Konsole ist das Werkzeug, das Ihnen jegliche Konfiguration der Endgeräte, die Pflege von Stammdaten, die Verwaltung der Organisationsstruktur und noch vieles mehr ermöglicht. Darüber hinaus bietet sie einen Überblick über alle Berichte zu Transaktionen, Ihrer Bargeld- und Lagerverwaltung, Mitarbeiterzeiterfassung, aber auch eigenen Verträgen oder Rechnungsdaten.
HINWEIS: nicht jeder Benutzer kann alle Menüs und Untermenüs erreichen, da die Sichtbarkeit der Einstellungen durch das Rollen- und Rechtesystem der RETAIL7 POS Software eingeschränkt ist bzw. sein kann. Die Rollen und die dazugehörigen Rechte werden vom Administrator festgelegt, d.h. von der Person, die das System registriert hat oder der die jeweilige Rolle zugewiesen wurde. Der Administrator mit seinen höchsten Benutzerrechten und Rollen wird automatisch nach der Registrierung angelegt. Mit seinen umfänglichen Rechten kann der Administrator Benutzer für das Management und andere Mitarbeiter anlegen, mit eingeschränkten Rechten und Zugriff. RETAIL7 bietet hierfür die Rollenoptionen Administrator, Filialleiter und Kassierer.
Nach dem Einloggen und dem Hinzufügen der Zahlungsinformationen gelangen Sie auf die Benutzeroberfläche Ihrer Management-Konsole. Diese besteht aus drei Hauptbereichen.
Bereiche und Funktionen der Management-Konsole
1. Das Menü
Das Menü befindet sich auf der linken Seite Ihres Bildschirms - wenn es geschlossen ist, finden Sie seine Hamburger-Menü-Schaltfläche in der oberen linken Ecke. Es ist nach Anmeldung aber auch standardmäßig geöffnet, so dass Sie alle Menüpunkte sehen können, mit deren Hilfe Sie Ihr RETAIL7-System nach Ihren eigenen Vorstellungen einrichten können. Nach einem Klick auf einen Menüpunkt in der Liste sehen Sie die Untermenüs (falls vorhanden), und durch einen weiteren Klick werden die detaillierten Einstellungsmöglichkeiten mit den verfügbaren Funktionen in der Mitte des Dashboards (Bereich 3) angezeigt.
Das Hauptmenü bietet die folgenden Funktionen:
Stammdaten
Artikel sind die Basis einer Kasse. RETAIL7 bietet die Möglichkeit, verschiedene Arten von Artikeln anzulegen, diese zur eindeutigen Identifikation mit einer eigenen Artikel-ID zu versehen und einem Artikelmenü zur systematischen Sortierung zuzuordnen. Damit lässt sich die Kassensoftware von RETAIL7 optimal anpassen und ausnahmslos in jeder Branche einsetzen.
Neben den Konfigurationsmöglichkeiten für alle möglichen Aspekte Ihrer Artikel, Artikelgruppen, Artikelvarianten, Artikelkennzeichnungen und Auswahlgruppen, finden Sie hier auch die Verwaltungselemente für die Medienwiedergabeliste, die Kontaktdaten Ihrer Kunden, die Bestandsverwaltung, Promotionen und Geschenkkarten.
Zeiterfassung
Da es wichtig ist, die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden jedes Mitarbeiters zu überprüfen und zu verfolgen, ist es möglich über die Zeiterfassungsfunktion die Check-In- und Check-Out-Zeiten jedes Mitarbeiters in jeder Filiale zu buchen. Die Check-ins und Check-outs können über die RETAIL7 POS-App oder direkt in der Management-Konsole erfasst werden.
Team Kalender
Um einen reibungslosen Geschäftsablauf zu gewährleisten, ist es wichtig, dass Schichten und andere Personaleinsätze gut geplant und transparent sind. Der Teamkalender in der Management-Konsole hilft Ihnen dabei. Jeder Mitarbeiter wird in einer eigenen Spalte angezeigt, und seine Einsätze können geplant und in Stunden/Minuten-Details angezeigt werden. In der Kopfzeile können Sie wählen, welche Filiale Sie sehen möchten, oder ob Sie eine Tages-, Wochen- oder Monatsübersicht anzeigen möchten.
Berichte
Zur Unterstützung Ihrer Geschäftsentscheidungen bietet das RETAIL7-Kassensystem verschiedene Berichts- und Journalmöglichkeiten. In den folgenden Anleitungen werden wir einen genaueren Blick darauf werfen, welche Art von verschiedenen Aggregationen das System erstellen kann.
Meine Organisation
Die verschiedenen Ebenen, wie z.B. Filialen und Kassen bis hin zu Bondruckern, basieren bei RETAIL7 auf einer Baumstruktur. Diese kann unter dem Menü Meine Organisation erstellt und verwaltet werden. Hier bieten wir die Möglichkeit, Ihr Unternehmen in dieser Struktur abzubilden. Darüber hinaus können jeder Ebene individuelle Einstellungen zugewiesen werden.
Standard Exporte
Nach einer gewissen Zeitabständen ist es sehr ratsam, die Daten zu exportieren, auch wenn dies nicht offiziell vorgeschrieben ist. Die Management Konsole bietet hierfür drei Arten von Exportmöglichkeiten. Wenn Sie Ihre Stammdaten in einem anderen System verwenden möchten, können Sie sie hier herunterladen. Für Ihren Steuerberater können Sie Ihre Umsatzdaten mit Hilfe des Datev-Exports zur Verfügung stellen, und Sie können auch einen vollständigen Export der Einzelhandelsumsätze aus dem Dokumentensystem vornehmen.
System-Einstellungen
Hier werden alle systemrelevanten Einstellungen vorgenommen. Von Druckanwendungsfällen über Import-/Export-Setup bis hin zu Detaileinstellungen, wie der Belegfußzeile sind alle möglichen Konfigurationen hier zu finden. Auch die speziellen Einstellungen für das Gastronomiegewerbe, wie Tischformulare, Raumpläne oder der Reservierungskalender, können hier vorgenommen werden.
Zugriffsrechte
Hier können Sie alle Rechte und andere Einstellungen für die Benutzer festlegen, die Zugang zum System haben. Außerdem können Sie Ihre Rechnungs- und Kontodaten hinzufügen - ohne diese kann das RETAIL7-System nicht verwendet werden - und ihre Verträge und Lizenzen einsehen
2. Das Benutzermenü
Das Benutzermenü befindet sich in der oberen rechten Ecke des Displays. Hier finden Sie alle Funktionen, die eine direkte Kontrolle über den registrierten Benutzer haben. Auch relevante Informationen über das Konto können hier abgerufen werden. Außerdem ist es möglich, eine Support Anfrage zu stellen und sich sicher von der Management-Konsole abzumelden. Über eine Support Anfrage ist es möglich, dem RETAIL7-Team einen temporären Zugriff auf Ihre Management Konsole zu gewähren. Dies ermöglicht uns, Ihnen bei Problemen schnellstmöglich zu helfen.
Einige Funktionen des Benutzermenüs sind auch über Menü -> Zugriffsrechte zugänglich.
Das Benutzermenü bietet die folgenden Funktionalitäten:
Support-Anfrage
Für den Fall, dass Sie Probleme mit unserer Software haben, ist das RETAIL7 Team immer für Sie da. Sie können um Hilfe bitten, Fehlerbeschreibungen senden und sogar aus der Ferne Hilfe von uns erhalten.
Rechnungen und Konto (Zahlungsdaten, Rechnungsdaten, Verträge mit RETAIL7, Lizenzen).
Alle abrechnungsrelevanten Daten zu Ihrem RETAIL7-Kassensystem sind hier verfügbar. Bitte beachten Sie, dass das RETAIL7-System nur genutzt werden kann, wenn zuvor die Zahlungsdaten hier eingegeben werden. Nach der Registrierung erhalten Sie eine Lizenz und können damit die RETAIL7-App auf einem Endgerät nutzen. Über die Management-Konsole können weitere Lizenzen erworben werden, um ein Kundendisplay und/oder eine weitere Kasse auf einem zusätzlichen Gerät zu betreiben. Dieses Menü ist auch über Menü -> Zugriffsrechte erreichbar.
Passwort ändern
Für den Fall, dass Ihr Passwort kompromittiert wurde, ist es eine sehr wichtige Sicherheitsfunktion, es so schnell wie möglich ändern zu können. Sie können diese Funktion schnell und einfach von hier aus erreichen (und von Menü -> Zugriffsrechte)
Abmelden
Das Abmelden von der Management-Konsole ist immer notwendig, um den Zugriff Dritter auf die Daten zu verhindern. Außerdem ist es nicht empfehlenswert, das Browserfenster zu schließen, ohne sich vorher abzumelden, da es sonst möglich ist, dass Sie noch eingeloggt sind. Außerdem wird dringend empfohlen, Ihr Passwort niemals aufzuschreiben oder an andere weiterzugeben.
3. Das Dashboard
Dieser Bereich befindet sich in der Mitte der Management Konsole. Nach dem Einloggen ist hier eine Live-Übersicht über die wichtigsten Berichte zu Ihren Kassen sichtbar. Nach dem ersten Login sind die Berichte noch leer; der Grund dafür ist, dass - da noch keine Kasse eingerichtet haben - noch keine Transaktionen im System registriert sind. Sobald Sie jedoch einige Transaktionen an einer Kasse abschließen, werden die Berichte automatisch erstellt und hier angezeigt. Die Aktualisierung das Dashboards erfolgt in Echtzeit, sobald eine neue Transaktionen von einer Kasse erfolgreich zum Backend übertragen wurde.
HINWEIS: Die hier gezeigten Berichte sind nur ein Ausschnitt aller Berichts- und Journalarten und -optionen, die Sie über die RETAIL7-Systemmanagementkonsole abrufen oder erstellen können. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Berichte.
Die folgenden Berichte sind auf dem Dashboard verfügbar:
Live Umsatz
Die Übersicht Live-Umsatz zeigt den Umsatz der letzten 30 Minuten in Echtzeit, d.h. der Umsatz in dieser Übersicht wird mit fortschreitender Zeit weiter nach unten verschoben, bis er nach mehr als 30 Minuten nicht mehr angezeigt wird. Dieser Umsatz ist der Gesamtumsatz all Ihrer Kassen. Durch den Erwerb weiterer Kassen-Lizenzen ist es möglich, über die gleiche Management Konsole ein weitere Kassen einzurichten.
Live Transaktionen
Die Übersicht der Live-Transaktionen zeigt die abgeschlossenen Transaktionen der letzten 30 Minuten in Echtzeit an. Das bedeutet, dass die Transaktionen in dieser Übersicht mit fortschreitender Zeit weiter nach unten verschoben werden, bis sie nach mehr als 30 Minuten nicht mehr angezeigt werden. Bei diesen Transaktionen handelt es sich um die Summe der abgeschlossenen Transaktionen aller mit Ihrem System verbundenen Kassen.
Umsatz pro Woche
Die Übersicht Umsatz pro Woche zeigt den Gesamtumsatz der letzten 2 Wochen in Echtzeit an. Nach Ablauf des Zeitraums ist der Umsatz nicht mehr sichtbar.
Auch diese Anzeige unterscheidet sich optisch, da die grüne Anzeige den Umsatz der letzten Woche und die blaue Anzeige den Umsatz der aktuellen Woche anzeigt. Auch hier werden die Umsätze aller Kassen in Ihrem System angezeigt.
Transaktionen pro Woche
Die Übersicht der Transaktionen pro Woche zeigt die ausgeführten Transaktionen der letzten 2 Wochen in Echtzeit an. Nach Ablauf des Zeitraums sind die Transaktionen nicht mehr sichtbar.
Diese Anzeige unterscheidet sich auch optisch, da die graue Anzeige die Transaktionen der letzten Woche und die blaue Anzeige die Transaktionen der aktuellen Woche anzeigt.
Umsatz
Die Übersicht der Umsätze des aktuellen und der vergangenen Jahre zeigt den Gesamtumsatz der vergangenen Jahre in Echtzeit an. Nach Ablauf des Zeitraums ist der Umsatz nicht mehr sichtbar.
Ein Kreis dient zum Vergleich, in welchem Jahr der meiste Umsatz erzielt wurde. Dazu markiert ein blauer Kreis das aktuelle Jahr und graue Kreise die vergangenen Jahre.
Durchschnittkassenbon
Die Durchschnittsbonübersicht zeigt die durchschnittliche Summe der generierten Bons der letzten Woche in Echtzeit an. Nach Ablauf des Zeitraums ist der Umsatz nicht mehr sichtbar. Optisch sind die Durchschnittssummen für die letzte Woche grau und für die aktuelle Woche blau markiert.
Alle Transaktionen (des laufenden und des vergangenen Jahres)
Anzahl Transaktionen
Die Übersicht über die Anzahl der Transaktionen zeigt, wie viele Transaktionen im letzten und im laufenden Jahr durchgeführt wurden. Das aktuelle Jahr ist blau und die Vorjahre grau markiert. Nach Ablauf des Zeitraums ist der Umsatz nicht mehr sichtbar.
Top 20 Artikel (aktuelles Jahr)
Die Übersicht der Top 20 Artikel zeigt, welche Artikel im laufenden Jahr am häufigsten mit Ihrer RETAIL7-Kassensoftware verkauft wurden.
Top 20 Artikelgruppen (aktuelles Jahr)
Die Übersicht der Top 20 Artikelgruppen zeigt an, welche Artikelgruppen im aktuellen Jahr am häufigsten mit der RETAIL7-Kassensoftware abgerechnet wurden. Sollte Ihre Artikel keiner Artikelgruppe zugeordnet sein, dann werden sie als "nicht zugeordnet" dargestellt.
Top Filialen (aktuelles Jahr)
Die Übersicht der Top Filialen zeigt den Umsatz Ihrer umsatzstärksten Filialen im laufenden Jahr bis zum aktuellen Tag.
Verwendete Zahlungsmittel (aktuelles Jahr)
Die Übersicht der verwendeten Zahlungsmittel zeigt, welche Zahlungsmittel im laufenden Jahr wie oft verwendet wurden. Darüber hinaus gibt die Übersicht Auskunft über die Anzahl und den abgerechneten Betrag der Zahlungsmittel.
Abschlüsse Filiale (aktuelles Jahr)
Die Übersicht der Filialabschlüsse zeigt die Ergebnisse der erfolgreichen und erfolglosen Tagesabschlüsse des laufenden Jahres mit dem genauen Zeitstempel, wann dieser durchgeführt wurde. Bitte beachten Sie, dass hier nur Werte dargestellt werden, wenn Sie Filialabschlüsse durchführen. Ihre Tagesabschlüsse an den Kassen (Z-Reports) sind keine Filialabschlüsse und deshalb hier auch nicht aufgeführt.
Umsatz gestern/heute
Die Übersicht Umsatz gestern per heute zeigt den Gesamtbetrag der Verkäufe im Vergleich zum Vortag.
Umsatz pro Monat
Die Übersicht Umsatz pro Monat zeigt die Gesamtsumme der Verkäufe im Vergleich zum Vormonat.
Zusätzliche Funktionen auf dem Dashboard
Support Hinweis
Alle Kontaktmöglichkeiten unseres Support-Teams
Wenn Sie Hilfe benötigen, müssen Sie keine Zeit mit der Suche nach unseren Kontakten verlieren. Sie finden alle relevanten Kontaktdaten auf einer Kachel, zusammen mit einem Link zu unserer Rubrik "Häufig gestellte Fragen". Wenn Sie diese Informationen nicht benötigen, können Sie diese Kachel ganz einfach entfernen, indem Sie sie mit dem X in der oberen rechten Ecke der Kachel schließen.
Lizenzen
Nachdem die Zahlungsdaten in der Management Konsole hinzugefügt wurden, wird eine POS-Lizenz für ein Gerät freigeschaltet. Wenn Sie die RETAIL7-POS-Software auf weiteren Geräten nutzen möchten (eine andere POS-App oder z.B. ein Kundendisplay), können Sie hier zusätzliche Lizenzen erwerben. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche "Füge weitere Lizenzen hinzu" und wählen Sie aus den vielfältigen Möglichkeiten!
Favoriten
Haben Sie ein oder mehrere Menüs und Untermenüs, die Sie häufig benutzen, aber es leid sind, sich immer wieder durch mehrere Menüpunkte klicken zu müssen, um sie zu erreichen? Warum fügen Sie sie nicht als Favoriten zu dieser Dashboard-Kachel hinzu? Gehen Sie dazu in das Menü und öffnen Sie den Menüpunkt, den Sie hinzufügen möchten. Am oberen Rand des Arbeitsbereichs sehen Sie den Pfad vom Dashboard zu diesem Menüpunkt. Am Ende des Pfades befindet sich ein Sternsymbol - wenn Sie darauf klicken, wird dieser Pfad als Direktlink zu Ihrer Favoriten-Kachel hinzugefügt.
3.1 Supportanfrage
Für den Fall, dass Sie Probleme mit unserer Software haben, ist das RETAIL7 Team immer für Sie da. Sie können um Hilfe bitten, Fehlerbeschreibungen senden und sogar aus der Ferne Hilfe von uns erhalten.
Senden einer Support-Anfrage
Melden Sie sich an der Management Konsole mit den Zugangsdaten an, die Sie bei der Registrierung bei RETAIL7 angegeben haben. Diese Anmeldedaten sind auch für die Anmeldung bei der RETAIL7-App erforderlich. Wenn Sie die App verwenden, öffnen Sie das Benutzermenü und klicken Sie auf das Untermenü "Management Konsole", wodurch Ihre Management-Konsole in einem Browser geöffnet wird.
Öffnen Sie das Benutzermenü in der oberen rechten Ecke und wählen Sie Support-Anfrage.